Minggu, 16 Januari 2011

Mail Handling



MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK

A.   PENANGANAN SURAT
B.   SISTEM BUKU AGENDA
C.   SISTEM KARTU KENDALI
 
                                                          






A. PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
1.      Penyortiran surat
a.       Meneliti asal (sumber) surat itu.
b.      Meneliti cara pengiriman surat
2.      Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
a.       Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor
b.      setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau alat lain sejenisnya.
3.      Pembukaan sampul (amplop).
4.      Pengeluaran surat dari dalam sampul
5.      Penelitian surat
6.      Pembacaan surat
7.      Penyampaian surat (intern)
8.      Pencatatan Surat
a.       Kartu kendali
b.      Buku Agenda
c.       Buku Pembantu Agenda
d.      Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda
9.      Langkah akhir penanganan surat
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.

Penanganan surat masuk maupun keluar menggunakan 2 sistem, yaitu:
  1. Sistem Buku Agenda
9  sistem yang dipakai dan digunakan oleh suatu kanotr dengan memakai buku agenda
    (agenda masuk dan agenda keluar)
  1. Sistem Kartu Kendali
9  sistem yang penanganan surat dengan mengunakan kartu kendali sebagai alat mencatat surat. “Sistem Kearsipan Pola Baru”

Perbedaan Sistem Buku Agenda dan Kartu Kendali :
Sistem Buku Agenda
Sistem Kartu Kendali
  1. Buku Agenda dulit untuk di-file
  2. Sarana penemuan kembali: nomor/kode surat sulit diingat
  3. Sulit untuk menerapkan pengaturan arsip peralatan
  4. Buku agenda tidak fleksibel karena tunjuk silang tidak dapat diterapkan
  1. Kartu Kendali mudah untuk di-file
  2. Sarana penemuan kembali: nomor/kode/indeks surat mudah diingat
  3. Karena pernyataannya baik, vertical file dapat terwujud dan dapat disesuaikan dengan calon pengguna
  4. Kartu Kendali fleksibel karena tunjuk silang dapat diterapkan

B. SISTEM BUKU AGENDA
Surat masuk adalah segala surat yang diterima/dialamatkan ke instansi tertentu.
Langkah-langkah penanganan surat masuk sistem buku agenda sebagai berikut:
(1)   Penerimaan, langkah-langkahnya:
  1. mengumpulkan surat masuk
  2. menghitung jumlah surat yang masuk
  3. memeriksa ketepatan alamat si pengirim
  4. mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya
  5. membubuhkan tanda tanggan dan stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti surat telah diterima
(2)   Pembukaan Surat. Hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam membuka surat, antara lain:
  1. Apabila seorang sekretaris terjanjur membuka surat pribadi yang tidak bertanda maka tulis diatas amplop “terlanjur dibuka” dan harus membubuhkan paraf
  2. Hati-hatilah dalam membuka surat yang terekat amplopnya. Pimpinan pasti tidak senag membaca surat sobek. (rekatkan kembali pada bagian belakangnya)
  3. Jika menerima surat dengan pranko yang kurang sehingga surat tersebut terlambat datang maka lampirkan amplop bersama isinya sehingga pimpinan mengetahuinya.
  4. Setelah dibuka, sekretaris membubuhkan stempel agenda yang berisi: No. agenda, diterima tanggal. siteruskan kepada, paraf.
  5. Mencatat ke dalam buku agenda surat masuk.
Contoh lajur buku agenda surat masuk:
No Urut
Tgl Terima
Terima dari
Tgl Surat
Nomor surat
Lampiran
Perihal
Hubungan dengan
Ket.











(3)   Penyortiran, tahapannya:
  1. memisahkan surat dinas dan surat pribadi
  2. menggolongkan surat dinas berdasarkan isinya.2
  3. mengelompokkan surat yang memerlukan penanganan khusus
(4)   Pencatatan Surat
(5)   Pengarahan Surat Masuk
(6)   Penggandaan Surat Masuk
(7)   Penyampaian Surat
(8)   Penyimpanan Arsip Surat Masuk

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar