MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Kompetensi Dasar : Dasar Surat Menyurat
Indikator :
- Mampu memahami syarat surat yang baik dan benar
- Mampu menggunakan dengan benar sesuai kaidah bahasa yang
berlaku, macam-macam tanda baca, tata bahasa dalam menulis
surat
- Mampu mengidentifikasi dan memproses surat sesuai jenis dan
fungsi surat dengan benar

Materi Pembelajaran : Bahasa surat bisnis dan surat dinas
Metode Pembelajaran : Diskusi, tanya jawab, Praktek

A. Pengertian surat
Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau
instansi, karena surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis
dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau
instansi. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, (Djoko
Purwanto, 2002:139).
Menurut Sedarmayanti (2001 : 162), menyatakan bahwa surat adalah
alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain untuk menyampaikan berita.
Pendapat lain mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas
nama sendiri atau pun jabatannya dalam organisasi, (Djanewar, 1997 : 30).
Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah
lembaran kertas yang didalamnya memuat informasi tertulis yang hendak
disampaikan seseorang kepada orang lain.

Fungsi Surat
Meskipun teknologi komunikasi berkembang dengan begitu cepat,
tetapi bagi suatu organisasi atau instansi surat dapat digunakan sebagai sarana
berkomunikasi secara tertulis, karena hal itu merupakan alat untuk
mengadakan kerjasama dengan pihak luar atau instansi lain. Dengan demikian
surat sangat penting untuk membantu memperlancar tujuan organisasi atau
instansi.
Suparjati dkk, (2003 : 1), menyatakan bahwa selain sebagai alat
komunikasi surat juga dapat berfungsi sebagai:
1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian dan surat keputusan.
2. Alat pengingat, misalnya surat yang telah di arsipkan.
3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan
kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
4. Pedoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas dan surat edaran.
5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
6. Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan
mentalitas jiwa, dan kondisi inern dari organisasi yang mengeluarkannya.
Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan satu-satunya
hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lain. Karena itu perlu
sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan
kesan yang baik dan berwibawa.

D. Jenis Surat
Banyak jenis surat yang beredar dalam kehidupan sehari-hari dan
berbagai corak ragam surat sebagai alat tata usaha yang dikirim atau diterima
oleh suatu kantor. Ini merupakan tanda bahwa telah terjadi aktivitas secara
dinamis di kantor tersebut karena surat sesungguhnya merupakan alat ukur
maju mundurnya aktivitas kantor atau kegiatan administrasi kantor, (Cut
Rozana dkk, 1999 : 41).
Dari corak ragam aktivitas tersebut, surat dapat digolongkan menjadi
delapan jenis. Ada pun jenis surat menurut Cut Rozana dkk, (1999 : 41-52),
yaitu:
1. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
a. Surat pribadi, dapat dibedakan menjadi dua yaitu, surat pribadi yang
sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan. Surat setengah
resmi, misalnya surat lamaran kerja.
b. Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
c. Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan,
misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi
masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
d. Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan
niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
2. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a. Surat biasa, adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan
lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak
pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman
kilat khusus.
b. Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk
komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri
dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal lain.
c. Surat Telegram/surat kawat, telegram berasal dari kata tele (yang
berarti jauh) dan gram (tanda atau bentuk). Dengan kata lain, telegram
berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam
jarak jauh.
d. Kartu pos, adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang
berkuran 15 cm x 10 cm yang di sahkan pemakaiannya oleh Perum
POSTEL.
3. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
a. Surat sangat rahasia, adalah surat yang berisi dokumen penting yang
berhubungan dengan rahasian atau keamanan negara. Surat ini ditandai
dengan kode SRHS (singkatan dari sangat rahasia).
b. Surat rahasia, adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya
boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam
suatu instansi.
4. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
a. Surat sangat segera/kilat, adalah surat yang memerlukan penyelesaian
sangat segera.
b. Surat segera, adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan
segera, tetapi tidak sesegera surat kilat.
c. Surat biasa, adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak
diistimewakan.
5. Pengglongan Surat Menurut Dinas Pos
a. Surat biasa, ialah surat yang dikirimkan dengan menempel perangko
yang termurah, seperti yang telah ditetapkan oleh PARPOSTEL.
b. Surat kilat, ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya
diutamakan dari surat biasa.
c. Surat kilat khusus, ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x
24 jam oleh PARPOSTEL dan harus ada jaringannya pada daerah yang
akan dikirimi surat kilat khusus ini.
d. Surat tercatat atau terdaftar, ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat
khusus karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini.
E. Bagian-Bagian Surat
Setiap surat terdiri dari bagian-bagian dan setiap bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan bagian-bagian surat ini
bergantung dari bentuk surat yang dipakai. Bagian-bagian surat menurut Cut
Rozana dkk, (1999 : 52-61), adalah sebagai berikut:
1. Kepala (Kop) Surat
Kepala surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau
kantor dan berfungsi sebagai reklame. Selain berfungsi sebagai reklame
berfungsi juga supaya mudah mengetahui nama dan alamat
kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasi
atau instansi yang mengirim surat tersebut. Kepala surat terdiri dari:
nama organisasi atau lembaga, alamat kantor pusat dan kantor cabang
(bila ada), jenis usaha, nomor telepon (bila ada), nomor faksimili (bila
ada), nomor kotak pos (bila ada), nomor kawat (bila ada), alamat kawat
(bila ada), dan lambang/logo (bila ada).
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi, terutama surat yang akan dikirim keluar
lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebutnomor verbal.
3. Tanggal Surat
Cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama
kota/tempat karena telah tercantum pada kepala surat. Kecuali bila
menulis surat pada kertas polos yang tidak ada kepala suratnya, harus
dicantumkan nama kota di mana surat itu dibuat.
4. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat.
Kelengkapan itu umumnya berupa kwitansi, brosur atau foto kopi.
5. Perihal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca
tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah,
penulisan kata “perihal” dicantumkan di bawah kata “lampiran”.
6. Alamat Surat
Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat
yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam yaitu alamat yang
ditulis pada kertas surat.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam
pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama
sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam
pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka.
8. Isi Surat, terdiri atas:
a. Kalimat pembuka, alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat
yang sesungguhnya,
b. Isi surat yang sesungguhnya, sesuatu yang diinformasikan, yang
disampaikan penulis kepada penerima surat untuk menghilangkan
salah tafsir dan efisien, isi surat hendaknya singkat dan jelas,
c. Kalimat penutup, alinea penutup merupakan kesimpulan dan fungsi
atau penegas isi surat.
d. Salam Penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat dan
keakraban pengirim kepada penerima, mislnya hormat kami, salam
kami, dan wassalam.
e. Tembusan
Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu
diketahui/dissampaikan kepada orang atau unit yang ada hubungannya
dengan surat tersebut, maka dkirimkanlah kopinya.
f. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik.
Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan
mengetik, jadi sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari.