Surat Menyurat

Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau
instansi, karena surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis
dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau
instansi. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, (Djoko
Purwanto, 2002:139).

Suparjati dkk, (2003 : 1), menyatakan bahwa selain sebagai alat
komunikasi surat juga dapat berfungsi sebagai:

1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian dan surat keputusan.
2. Alat pengingat, misalnya surat yang telah di arsipkan.
3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan
kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
4. Pedoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas dan surat edaran.
5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
6. Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan
mentalitas jiwa, dan kondisi inern dari organisasi yang mengeluarkannya.

Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan satu-satunya
hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lain. Karena itu perlu
sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan
kesan yang baik dan berwibawa.

Dari corak ragam aktivitas tersebut, surat dapat digolongkan menjadi
delapan jenis. Ada pun jenis surat menurut Cut Rozana dkk, (1999 : 41-52),
yaitu:
1. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
a. Surat pribadi, dapat dibedakan menjadi dua yaitu, surat pribadi yang
sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan. Surat setengah
resmi, misalnya surat lamaran kerja.
b. Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
c. Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan,
misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi
masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
d. Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan
niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.